بایگانی و آرشیو اسناد و مدارک
بایگانی کلمه ای که ما را به یاد جایی در طبقه پایین یا زیرزمین هر سازمان یا شرکتی می اندازد که پر از قفسه های مملو از زونکن ها و پرونده هایی که اسناد و مدارک مختلف در طول سالیان در آن اتاق نامرتب نگهداری میشود. شاید پیدا کردن سندی در همچین جایی ساعت ها زمان ببرد و یا در اثر رطوبت و یا جابه جایی ها اسناد و مدارک صدمه دیده و یا به کل از بین رفته باشند. اما با استفاده از بهترین نرم افزار بایگانی اسناد و مدارک این مشکلات به راحتی قابل حل خواهد بود.
نرم افزار بایگانی اسناد و مدارک
بایگانی سنتی
با گذر زمان و پیشرفت صنعت این اتاقها مدرن تر شده و قفسه ها جای خود را به پارتیشن هایی از ام دی اف و یا قفسه های ریلی دادند که به مراتب زیبا تر و مرتب تر از گذشته است اما همچنان معایب خود را دارند که میتوان به جا گیر بودن و زمانبر بودن جایگذاری ، جابه جایی و یا خارج کردن اسناد و مدارک از اینگونه بایگانی ها اشاره نمود.
همچنین برای کارمندان نیز کار در بخش بایگانی به نوعی کابوس به نظر می رسد زیرا کاری بسیار خسته کننده است به طوری که در برخی ارگانها کارمندان تبعیدی را به این سمت انتصاب می کنند.
راه حل چیست؟
با پیشرفت تکنولوژی دیگر خبری از بایگانی های سنتی نیست ، کارمندان درگیر بازی با پوشه و پرونده و زونکن نیستند و نیازی به جستجو در لابه لای قفسه ها و آرشیوها و اختصاص دادن اتاق و سالن بزرگ جهت بایگانی اسناد نیست.
با استفاده از نرم افزار های بایگانی کار کردن در بایگانی کسل کننده نخواهد بود و فقط با یک اسکن و ثبت اطلاعات مربوطه، پرونده شما بدون کوچکترین آسیبی در فضایی به اندازه یک سیستم کامپیوتر نگهداری شده و برای پیدا کردن آن فقط نیازمند چند کلیلک و جستجوی نام آن سند خواهید بود.
نرم افزار بایگانی لوتوس
شرکت سازه های اطاعاتی و ارتباطی سامان طراح و تولید کننده نرم افزار های تخصصی و اداری این بار نرم افزار بایگانی اسناد و مدارک لوتوس را طراحی و ارائه نموده است. همانگونه که اشاره شد با استفاده از این سامانه بایگانی اسناد و مدارک ، اسناد مربوطه به راحتی قابل مدیریت و قابل دسترسی هستند. کار با نرم افزار بسیار ساده بوده و فقط با چند دقیقه آموزش و تست کارمند شما مهارت استفاده از این سیستم را کسب خواهد نمود.
نسخ نرم افزار
امروزه انتخاب ساده ترین و بهترین نرم افزار بایگانی کاربرپسند با سوابق بالا به یکی از دغدغه های مشتریان تبدیل گشته است. قابل ذکر است که نرم افزار بایگانی لوتوس دارای دو نسخه است، یکی برای شهرداری ها که قابلیت ارتباط با سیستم عوارض کسب و پیشه و همچنین نرم افزار مدیریت میادین شهرداری را دارد و نسخه دیگر، نسخه عمومی بوده که قابل استفاده در تمامی شرکت ها و سازمان ها است.
امکانات نرم افزار بایگانی اسناد و مدارک لوتوس
پشتیبانی از انواع ورودی های داده از جمله انواع اسکنر های معتبر
بارگذاری اکثر فایل های شناخته شده از جمله اکثر فایل های مایکرو سافت آفیس و نقشه های اتوکد و عکس و فیلم (پیوست عکس و فایل)
قابلیت تعریف و مدیریت گروه بندی و دسته بندی اسناد جهت دستیابی کاربران به اسناد
قابلیت اسکن اسناد با ویرایش ابتدایی اسناد ( چرخش ، زوم ، و … )
ثبت تعداد مراجعات و رویدادهای انجام شده روی سند
امکان یادداشت و برچسب گذاری روی سند
گزارش انواع اسناد تعریف شده در سیستم
گزارش اسناد ایجاد شده بر اساس انواع آن
تاریخ و ساعت ثبت سند
مدیریت پرونده و زونکن
مدیریت ثبت کننده سند در برنامه
کلمات کلیدی و خاص برای پیدا نمودن سند
خلاصه موضوع سند و مدرک
طبقه بندی پرونده
امکان جستجوی بر اساس کلیه مشخصات وارد شده در هر سند
ثبت فیلد دلخواه کاربری متناسب با آیتم های سند
امکان دسته بندی پرونده ها بر اساس موضوع پرونده
امکان دیدن آخرین تاریخ ویرایش پیوست های سند
امکان Scan تصاویر درون سیستم
امکان ویرایش تصویر در درون نرم و امکان چاپ هر سند در سایزهای مختلف
امکان تعیین ضروری بودن یک نوع سند در یک نوع پرونده
درج مکان فیزیکی و توضیحات زونکن های تعریف شده بایگانی + نمایش محل بایگانی سند در لیست صفحه اصلی برنامه (نوار وضعیت)
امکان تعریف کاربران و تعیین سطح دسترسی دقیق هر یک از آنها برای امنیت بیشتر
فیلدهای جستجو : شماره اندیکاتور – شماره سند – تاریخ ثبت – موضوع – موضوع شامل – فیلد دلخواه ۱ – فیلد دلخواه ۲ – فیلد دلخواه ۳ – وضعیت سند
اطلاعات بیشتر و مشاوره
برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد ساده ترین و بهترین نرم افزار بایگانی و خدمات پس از فروش آن میتوانید همواره با کارشناسان فروش شرکت سازه های اطلاعاتی و ارتباطی سامان در تماس باشید.
معرفی اجمالی نرم افزار بایگانی اسناد و مدارک
مدیریت دقیقتر بر روی اسناد ومدارک
افزایش کیفیت و دقت عملیات بایگانی نامه های اداری
تسریع در کلیه عملیات که موجبات افزایش بهره‌وری سرمایه ونیروی انسانی و همچنین رضایتمندی بیشترهمشریان را دارد
• امکان ثبت پرونده جدید و مدیریت پرونده های موجود
• گزارش روزانه سند های ثبت شده و……
• قابلیت تعریف و ایجاد الگوی اسناد و مدیریت الگوهای ایجاد شده
• قابلیت رخداد برداری از فعالیت کاربران بر روی اسناد توسط نرم افزار و بازیابی فعالیت های انجام شده
• قابلیت تعریف و ایجاد پرونده به صورت ساختار درختی
• جستجوی ترکیبی با عملکرد منطقی در یک یا چند فیلد
• قابلیت مرتب سازی اسناد در لیست نتیجه جستجو
• امکان خروجی گرفتن از گزارشات در قالب فرمت های اصلی PDF-JPG-TIF-DOCXو…..
• امکان به روزرسانی اوراق و اسناد
• امکان گروه بندی و طبقه بندی اسناد
• امکان چرخش تصویر اسناد
• قابلیت بزرگنمایی و کوچک نمایی اسناد
برای مشاهده تصاویری از محیط و گزارشات نرم افزار بایگانی اسناد و مدارک شهرداری ها روی دکمه گالری تصاویر کلیک نمایید .
– .net framwork 4.5
– SQLSERVER 2008R2
– تحت شبکه
– تحت ویندوز
– واسط کاربری زیبا و روان
– ….. .